Amikor megszűnik a munkavállaló munkaviszonya, a munkáltatók sokszor nincsenek tisztában azzal, hogy meddig lehet, illetve kell-e egyáltalán tárolni a munkavállaló adatait, a papírformában lefűzött munkaszerződését, annak módosításait, a munkavállalóval kötött tanulmányi szerződést és versenytilalmi megállapodást, az írásbeli figyelmeztetéseket, a munkavállaló által még a munkaviszony létesítése előtt e-mailben megküldött önéletrajzát. Kérdés továbbá: meddig maradhat aktív a munkavállaló e-mail fiókja és az üzleti partnerektől beérkező leveleket kezelheti-e a munkáltató? Erről kérdeztük Dr. Bartal Iván ügyvédet, az Oppenheim Ügyvédi Iroda partnerét és adatvédelmi szakértőjét.
Felmondott egy munkavállalónk, akinek hamarosan lejár a felmondási ideje és megszűnik a munkaviszonya. Egy dossziéban tároljuk minden alkalmazottunk munkaszerződését, tanulmányi szerződését, írásbeli figyelmeztetését és önéletrajzát. Ezeket a munkaviszony megszűnése után is tárolnunk kell vagy meg kell minden dokumentumot semmisíteni?
Elvileg minden munkáltatónak rendelkeznie kellene egy ún. adatmegőrzési szabályzattal, eljárásrenddel, amely tartalmazza minden egyes, a munkavállalókról kezelt, gyűjtött adat megőrzési idejét, és a szabályzatban foglaltak betartását biztosító eljárásrendet (kinek, mikor, mit kell véglegesen törölnie a munkáltató rendszereiből).
Bizonyos adatok, dokumentumok tekintetében az irányadó jogszabályok határozzák meg ezt a megőrzési időtartamot (pl. az 1997. évi LXXXI. tv. 99/A. § (1) bekezdés szerint a munkavállaló TB jogviszonyával kapcsolatos adatokat és iratokat a biztosított munkavállalóra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni), sok esetben pedig a konkrét adat, a felhasználási célok és leginkább az adatvédelmi követelmények és gyakorlat figyelembevételével magának a munkáltatónak kell meghatároznia azt az időtartamot, ameddig megőrzi ezeket az iratokat. A megőrzési idő sok esetben a munkajogi elévülési idő tartamával (3 év) esik egybe, de pl. az önéletrajzokat a munkaviszony létrejöttét követően csak kivételes esetben lehet megőrizni (ha pl. az szükséges lehet a cégcsoporton belüli mobilitáshoz).
A munkavállaló munkaköri feladataihoz tartozott a céges ügyfelekkel és üzleti partnerekkel való kapcsolattartás elektronikus úton. Az e-mail fiókot fenn szeretnénk tartani annak érdekében, hogy az esetlegesen beérkező üzleti e-maileket el tudjuk olvasni. Ezt megtehetjük vagy kötelesek vagyunk törölni a munkavállaló e-mail fiókját?
Ezeket a kérdéseket az irányadó eljárásrendet javasolt előzetesen szabályzatban rögzíteni, és arról a munkavállalókat megfelelően tájékoztatni. Az irányadó adatvédelmi gyakorlat szerint a munkáltatónak előzetesen fel kell készülnie a távozó munkavállaló pozíciójának, feladatainak átadására, és érdemes a munkavállaló e-mailcímén beállítani egy automatikus üzenetet, amely arról szól, hogy az adott munkavállaló adott időpontban távozik a munkahelyéről, az e-mailcíme megszűnik, és hogy a feladatait ki veszi át, és őt hol lehet elérni (amennyiben a távozó kolléga munkahelyi célú levelezésére szükség van a továbbiakban is, a szükséges üzenetek az irányadó adatvédelmi jogszabályok betartása mellett tovább kezelhetőek). Ezt követően a munkavállaló távozásakor javasolt blokkolni a konkrét e-mailcímet, de az automatikus üzenetküldést egy rövid ideig még érdemes fenntartani, majd annak elteltét követően érdemes véglegesen törölni az e-mailcímet.
Dr. Bartal Iván LL.M.
Ügyvéd/Partner
Ivan.BARTAL@oppenheimlegal.com
0036/30/3839934
Oppenheim Ügyvédi Iroda
***
A szerzői jog jogosultja fenntart minden másolással, terjesztéssel, többszörözéssel kapcsolatos jogot. Tilos a cikkek, egyéb tartalmak teljes vagy rövidített formában történő másolása, nyilvánossághoz közvetítése, újraközlése. Tilos továbbá a honlap tartalmát adatbázisba lementeni. A honlapon található tartalom bármely eleme csak a szerzői jog jogosultjának előzetes engedélyével használható fel. Tájékoztatjuk továbbá, hogy a jelen írás nem minősül jogi tanácsnak!